Les clés d’une réunion individuelle réussie
Les réunions en tête à tête entre un employé et son supérieur hiérarchique sont essentielles, selon Steven G. Rogelberg, professeur de psychologie, management et sciences organisationnelles à l’Université de Caroline du Nord à Charlotte et auteur du livre Glad We Met : The Art and Science of 1 :1 Meetings. Cependant, ces rencontres sont souvent mal menées, ce qui peut conduire à une perte de temps et une absence de communication productive entre les deux parties.
Selon Steven G. Rogelberg, plusieurs critères doivent être pris en compte pour améliorer la qualité de ces réunions individuelles :
- Durée idéale : Les réunions ne doivent pas être trop longues ni trop courtes. Le professeur recommande que les chefs passent 25 minutes par semaine ou 50 minutes toutes les deux semaines avec leurs employés.
- Fréquence optimale : Des rencontres trop rapprochées peuvent donner aux employés le sentiment d’être surveillés, tandis que des entretiens mensuels peuvent les faire penser que leur supérieur n’accorde pas d’importance à leur travail. Il est donc important de trouver un équilibre en fonction des besoins de chacun.
- Rôle actif du manager : Si une réunion doit être annulée, il appartient au responsable de trouver un nouveau créneau horaire pour la reprogrammer.
L’importance de l’écoute dans les réunions individuelles
Un des principaux problèmes des rencontres en tête à tête est le manque d’écoute de la part des supérieurs. Une étude citée par Steven G. Rogelberg indique que 50 % de ces réunions sont mal évaluées par les employés, tandis que les managers se notent eux-mêmes mieux qu’ils ne le méritent réellement.
Dans ce contexte, il est capital que les chefs accordent plus d’attention aux propos de leurs subordonnés. Ce moment privilégié doit permettre de discuter de comment l’employé se sent personnellement ou concernant l’organisation du travail et surtout aborder sa vision à long terme sur son métier.
Steven G. Rogelberg estime que l’employé devrait parler entre 50% et 90% du temps, pendant que son superviseur écoute attentivement.
Les sujets à aborder lors d’une réunion individuelle
Pour rendre ces entretiens productifs, voici quelques pistes de sujets à aborder :
- Évolution professionnelle : Parler des perspectives d’évolution au sein de l’entreprise, notamment en termes de formation continue, de mobilité interne ou des objectifs de carrière.
- Satisfaction au travail : Évoquer le niveau de satisfaction, les motivations et les attentes de l’employé vis-à-vis de son poste actuel et son environnement professionnel.
- Objectifs : Faire un point sur les objectifs assignés et discuter des collaborations passées et à venir entre le manager et l’employé.
- Conditions de travail : Aborder les conditions matérielles, les ressources disponibles et les éventuelles difficultés rencontrées pour l’exercice du poste.
- Communication : Échanger sur les canaux de communication utilisés, la qualité des interactions avec les autres membres de l’équipe et identifier les axes d’amélioration possibles.
Pour réussir leurs réunions individuelles, les managers doivent prendre en compte la durée, la fréquence et la qualité des échanges. Il est crucial d’écouter activement les employés et d’aborder les sujets qui les concernent directement. En optimisant ces rencontres, il est possible d’améliorer significativement la communication interne et la satisfaction des collaborateurs au sein de l’entreprise.
